De autónomo a empleado: regularizar a tu colaborador en Italia

Es una historia frecuente. Una empresa española o latinoamericana empieza a trabajar con una persona en Italia: un comercial, un desarrollador, un técnico. Para ir rápido, la persona abre su partita IVA (el número de IVA de autónomo) y factura cada mes. Pasa un año, dos. La persona trabaja a tiempo completo, solo para esa empresa, con horario y herramientas de la empresa. Y entonces alguien pregunta: ¿esto es un autónomo o un empleado?

El problema  

En Italia, como en España, lo que cuenta es la sustancia de la relación, no el nombre del contrato. Si la persona:

• trabaja solo o casi solo para ti;
• sigue tu horario y tus instrucciones;
• usa tus herramientas, tu correo, tus sistemas;
• está integrada en tu organización, con responsable y objetivos;
• cobra una cantidad fija cada mes, con independencia del resultado;

entonces es probable que las autoridades italianas consideren la relación como empleo. En España lo llamaríais falso autónomo.

Las consecuencias pueden incluir el pago de las cotizaciones que no se ingresaron, sanciones e intereses, y reclamaciones del propio trabajador: vacaciones, 13.ª paga, TFR, diferencias con el mínimo del convenio colectivo (CCNL). Además, una persona que actúa en tu nombre en Italia puede plantear cuestiones de establecimiento permanente; lo tratamos en este artículo .

También es un problema para la persona  

Un autónomo en Italia paga sus propias cotizaciones y no tiene vacaciones pagadas, ni baja retribuida como un empleado, ni TFR, ni prestación por desempleo. Muchos aceptan el esquema al principio porque es la única forma de trabajar con una empresa extranjera, pero lo cambian en cuanto reciben una oferta de empleo de verdad. Regularizar es también una forma de retener.

La solución sin abrir sociedad  

Con un Employer of Record (EOR), la persona pasa a ser empleada de un empleador italiano, con contrato laboral bajo el CCNL adecuado. Tú sigues dirigiendo su trabajo como hasta ahora. El EOR hace la nómina, paga impuestos y cotizaciones y gestiona la documentación.

En ContratarEnItalia hacemos este paso normalmente en unos 30 días.

Cómo se hace  

1. Revisión de la relación actual. Funciones, horario, retribución, antigüedad de la colaboración.
2. Propuesta de contrato. Elegimos el CCNL y el nivel, y definimos con la persona la RAL equivalente.
3. Cálculo del coste. Te damos el coste total antes de firmar.
4. Cierre de la etapa de autónomo. La persona emite su última factura y gestiona el cierre de su posición de autónomo si no tiene otros clientes.
5. Alta como empleado. Contrato, comunicación de la contratación, alta en la seguridad social, primera nómina.

Cómo fijar el nuevo salario  

Esta es la parte delicada. La factura mensual del autónomo no es comparable con una RAL:

• de su factura, el autónomo pagaba sus propias cotizaciones e impuestos;
• no cobraba vacaciones, 13.ª ni TFR;
• tenía gastos profesionales propios.

Por eso, a igual coste para la empresa, el bruto de empleado será menor que la facturación anual del autónomo, pero el neto y la protección pueden ser comparables o mejores. Lo calculamos con la persona, con números claros. La calculadora de coste y la calculadora de neto ayudan a preparar la conversación.

La antigüedad anterior  

Los años como autónomo no generan automáticamente antigüedad laboral. Puedes reconocer una antigüedad convencional en el contrato si lo consideras justo; es una decisión tuya, que tiene efectos en algunos derechos. Lo hablamos al preparar el contrato.

¿Y la regularización del pasado?  

El paso a contrato laboral reduce el riesgo hacia el futuro. Si la relación anterior tenía claramente las características de un empleo, puede quedar un riesgo sobre el pasado. Valóralo con un abogado laboralista; nosotros podemos ponerte en contacto con uno.

Si la persona no es de la UE  

Si tu colaborador es, por ejemplo, un argentino o un colombiano que vive en Italia con un permiso de autónomo, el paso a empleado puede exigir convertir su permiso. Lo comprobamos al inicio. Ver visados .

Cuánto cuesta  

La cuota EOR es de 250 € por empleado al mes, todo incluido, más el coste laboral real: salario, cotizaciones, INAIL y TFR. La 13.ª y la 14.ª se prorratean en cada factura y el TFR se ingresa cada mes en el fondo elegido por el empleado. Facturamos en euros, dólares o pesos mexicanos. Ver precios .

En resumen  

Si tu autónomo en Italia trabaja como un empleado, trátalo como un empleado. Un EOR te permite hacerlo en unos 30 días, sin abrir sociedad, con un contrato que protege a la persona y a tu empresa. Calcula bien el nuevo salario, decide sobre la antigüedad y revisa el pasado con un abogado si hace falta.