¿Cuándo pasar del EOR a una sociedad propia en Italia?

Un Employer of Record (EOR) es la forma más rápida de tener empleados en Italia sin abrir sociedad. Pero no está pensado para siempre en todos los casos. Llega un momento en que muchas empresas españolas y latinoamericanas se preguntan si ha llegado la hora de abrir una filial italiana. Este artículo explica las señales, lo que implica y cómo hacer la transición.

Las señales  

1. El equipo ha crecido y es estable. Con unas pocas personas, el EOR compensa. Con un equipo que crece y que vas a mantener, los costes fijos de una sociedad se reparten entre más personas y la cuenta puede cambiar.

2. Necesitas presencia jurídica para vender. Algunos clientes italianos, sobre todo grandes empresas y administraciones públicas, prefieren o exigen contratar con una sociedad italiana. Si tus ventas dependen de ello, es una señal fuerte.

3. Tu equipo cierra ventas en tu nombre. Si tus empleados en Italia negocian y firman contratos en nombre de la empresa, puede existir un establecimiento permanente aunque uses un EOR. Si ya tienes esa exposición fiscal, puede tener sentido formalizarla con una sociedad. Ver establecimiento permanente .

4. Necesitas activos o licencias locales. Un almacén, una oficina con contrato a tu nombre, registros sectoriales, licencias. Todo eso requiere una entidad propia.

5. Tienes estructura para gestionarla. Una sociedad italiana necesita contabilidad, nóminas, declaraciones, cierre anual y alguien que la administre. Si ya tienes un equipo financiero con capacidad, o un asesor local de confianza, el paso es más sencillo.

Lo que no es una señal  

• «Queremos ahorrar la cuota del EOR». Con pocas personas, los costes de una sociedad (asesoría, nóminas, contabilidad, administración) suelen superar la cuota. Haz la cuenta completa.
• «Queda mejor tener filial». Puede ser, pero tiene un coste fijo que sigue aunque cambien los planes.

Lo que implica abrir sociedad  

• Elegir la forma: normalmente una Srl (similar a una SL española o una S. de R.L. mexicana) o una sucursal.
• Constitución: ante notario, con estatutos, capital, administradores.
• Altas: registro mercantil, número de IVA, INPS, INAIL como empleador.
• Banco: cuenta bancaria italiana.
• Proveedores: asesoría contable y laboral, nóminas.
• Gobierno: administradores, poderes, operaciones vinculadas con la matriz.

Todo esto se cuenta en meses. Mientras tanto, el EOR sigue funcionando.

El traspaso de los empleados  

Cuando la sociedad está lista, los empleados pasan del EOR a tu sociedad. La clave es que no pierdan derechos:

• Antigüedad: se reconoce la antigüedad acumulada con el EOR.
• Condiciones: mismo salario, mismo nivel, mismo CCNL, salvo que se acuerde otra cosa.
• TFR: si se ha ingresado cada mes en un fondo de pensiones, como en nuestro esquema, ya es del empleado y sigue en su fondo. Si no, se gestiona en el traspaso.
• Vacaciones y pagas extra devengadas: se liquidan o se trasladan según se acuerde.

En ContratarEnItalia preparamos el traspaso con tu nueva sociedad y con cada empleado, para que el cambio sea transparente.

¿Y si mantienes el EOR para algo?  

Muchas empresas, tras abrir su sociedad en Italia, siguen usando un EOR para:

• nuevas contrataciones en ciudades lejanas, mientras la sociedad se consolida;
• personas de fuera de la UE cuyo expediente ya está en marcha;
• otros países donde aún no tienen entidad.

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Haz la cuenta completa  

Antes de decidir, compara dos columnas para los próximos años. En la del EOR: la cuota por persona y el coste laboral. En la de la sociedad: el mismo coste laboral, más la asesoría contable y laboral, las nóminas, el cierre anual, los costes de constitución, el tiempo de tu equipo financiero y el de los administradores. Añade el coste de equivocarte: si el mercado se enfría, la sociedad sigue costando; el EOR se reduce con el equipo. Para una empresa latinoamericana, suma también el tiempo que dedicará la central a gestionar una entidad en otro continente y en otro idioma.

Un camino típico  

1. Primera contratación con EOR: un comercial o un técnico.
2. Dos, tres, cinco personas con EOR, mientras validas el mercado.
3. Decisión de abrir sociedad cuando el equipo y las ventas lo justifican.
4. Constitución, con el EOR funcionando en paralelo.
5. Traspaso de empleados sin perder antigüedad.
6. EOR para casos puntuales, o nóminas externalizadas para la sociedad.

En resumen  

Pasa a sociedad propia cuando el equipo sea estable y creciente, cuando necesites presencia jurídica para vender o cuando ya tengas estructura para gestionarla. No lo hagas solo para ahorrar la cuota con pocas personas. Cuando llegue el momento, traspasamos a tus empleados con su antigüedad. Más contexto en EOR, autónomos o sociedad propia .