Checklist de reubicación: trasladar a un empleado a Italia desde España o Latinoamérica

Trasladar a alguien a Italia es más que comprar un billete de avión. Para una persona que viene de Madrid, el cambio es sobre todo administrativo. Para una que viene de Buenos Aires o de Guadalajara, es además un cambio de continente, de sistema sanitario y, a menudo, de vida familiar. Esta checklist recoge lo que conviene preparar para que la persona llegue, se instale y cobre su primera nómina sin sobresaltos.

Antes del traslado  

Situación migratoria

• Pregunta por todas las nacionalidades. Un pasaporte español o italiano lo cambia todo: sin permiso de trabajo, sin cupos.
• Si no es ciudadano de la UE, inicia el permiso de trabajo y el visado con tiempo. Lo explicamos en el proceso del permiso de trabajo .
• No dejes que empiece a trabajar en Italia con visado de turista.

Documentos

• Pasaporte con validez suficiente.
• Títulos universitarios y certificados, apostillados y, si hace falta, traducidos.
• Partidas de nacimiento y de matrimonio si viene con familia.
• Carné de conducir: comprueba si se puede usar o canjear en Italia.

Contrato y condiciones

• Contrato laboral italiano bajo el CCNL adecuado, en español e italiano.
• Paquete de reubicación por escrito: viaje, alojamiento temporal, mudanza, ayuda al alquiler si la hay.
• Fecha de inicio prudente, con margen para los trámites.

Expectativas económicas

• Explica que la oferta se expresa en bruto anual (RAL), repartido en 13 o 14 pagas, y que el neto depende también de la ciudad. Un candidato mexicano suele pensar en sueldo mensual neto; dale una cifra mensual neta estimada con la calculadora de neto .
• Habla del coste de vida de la ciudad, sobre todo del alquiler.

Las primeras semanas  

Trámites

• Permiso de residencia, si procede, en los plazos previstos. Ver el permiso de residencia .
• Código fiscal, si no lo tiene ya.
• Inscripción en el servicio sanitario nacional y elección de médico de cabecera.
• Empadronamiento en el municipio de residencia.

Vivienda

• Alojamiento temporal para las primeras semanas: los propietarios suelen pedir documentos y garantías que la persona aún no tiene.
• Búsqueda de vivienda estable. Advierte de los depósitos, los contratos y los tiempos habituales.

Dinero

• Cuenta bancaria en Italia o en la UE para cobrar la nómina. Si la persona viene de España, puede usar su cuenta española.
• Si necesita enviar dinero a su país de origen, que conozca opciones con costes razonables.

Día a día

• Transporte público o coche.
• Teléfono con número italiano.
• Escuela para los hijos, si los hay.

La primera nómina  

• La nómina italiana se cierra por mes natural. Si la persona empieza a mitad de mes, la primera nómina será proporcional.
• Explícale los conceptos: salario base, 13.ª y 14.ª, cotizaciones, IRPEF, recargos regionales y municipales. Tenemos una guía en la nómina italiana explicada .
• Recuerda que la 13.ª y, si procede, la 14.ª se devengan mes a mes. En nuestro presupuesto se pagan a prorrata cada mes.
• El TFR se ingresa cada mes en el fondo que elija el empleado.

Seguridad social y pensión  

Si la persona cotizaba antes en España, los periodos cotizados se pueden tener en cuenta dentro de la UE. Para quienes vienen de Latinoamérica, depende de si existe un convenio de seguridad social entre Italia y su país; lo comprobamos caso por caso. Mientras tanto, cotiza al INPS como cualquier empleado italiano.

Fiscalidad del traslado  

El año del traslado puede ser complicado fiscalmente: la persona puede tener rentas en dos países. Recomiéndale asesoramiento fiscal para su situación personal. Italia ha tenido regímenes especiales para trabajadores que trasladan su residencia; sus requisitos cambian y no los resumimos aquí.

Quién hace qué  

Con ContratarEnItalia, el EOR cuesta 250 € al mes por empleado y el expediente de visado 2.500 €. La reubicación se presupuesta a medida. Detalle en precios .

En resumen  

Un buen traslado se prepara antes del viaje: nacionalidad, documentos, contrato y expectativas claras sobre el neto. Las primeras semanas son de trámites y vivienda. La primera nómina tiene que llegar sin sorpresas. Si lo planificas así, la persona empieza a aportar antes y se queda más tiempo.

¿Preparas un traslado? Escríbenos .